Manter os candidatos informados faz toda a diferença na experiência do processo seletivo, não é mesmo? 💬
Na TeamGuide, você pode configurar um e-mail automático para cada etapa do processo. Assim, sempre que um candidato avançar para aquela etapa, ele recebe a mensagem que você definiu, sem precisar enviar nada manualmente.
Neste artigo, você vai aprender a ativar essa notificação, criar ou escolher um template e entender quando o e-mail é enviado.
Vamos lá? 📖
⚙️ Passo a passo para configurar o e-mail da etapa
2.1. Na criação da vaga
2.1.1. No fluxo de Nova Vaga, Duplicar uma vaga ou Utilizar um template de vaga, avance até o passo “Etapas do Processo”;
2.1.2. Na etapa em que o teste deve ser enviado, clique no ícone de engrenagem (⚙️);
2.1.3. Vá até a aba "Notificação" e ative a chave "Notificação por e-mail habilitada";
2.1.4. Utilize um template já existente ou crie uma mensagem do zero;
Template existente
Criar template
2.1.5. Salve a vaga (conforme o fluxo de criação).
2.2. Na edição da vaga (quando a vaga já existe)
2.2.1. Na lista de vagas, clique nos três pontinhos (︙) e selecione “Editar Vaga”;
2.2.2. Vá até a aba "Notificação" e ative a chave "Notificação por e-mail habilitada";
2.2.3. Clique em “Salvar Alterações”;
2.2.4. Na etapa "Publicar", clique em "Atualizar vaga".
Com a chave ativada, você tem duas opções:
📋 Usar um template existente
Clique em "Selecionar";
No campo "Template", escolha um dos modelos prontos (como "Entrevista com RH" ou "Entrevista Técnica") ou um template já criado pela sua empresa;
Se quiser, ajuste a mensagem em "Editar mensagem do e-mail".
✍️ Criar uma mensagem do zero
Clique em "Criar" e dê um "Título" ao template;
2. Clique em "Crie a mensagem de e-mail" e preencha o Assunto e o Conteúdo.
3. Clique em "Salvar Mensagem".
💡 Dica: use as variáveis para personalizar a mensagem. Basta clicar ou arrastar para o assunto ou o conteúdo:
Candidato
Primeiro Nome Candidato
Título da Vaga
Companhia
Nome da Etapa
Motivo de Abertura da Vaga
Os templates criados ficam disponíveis para a empresa toda, então você pode reaproveitá-los em outras vagas. 😉
💾 Não esqueça de salvar a vaga!
Esse é o ponto que mais gera dúvida: depois de configurar o e-mail, clique em "Salvar Alterações" na janela da etapa e, em seguida, avance até o último passo e atualize a vaga.
⚠️ Se você fechar a edição sem atualizar a vaga no final do fluxo, a notificação não fica salva.
📩 Quando o e-mail é enviado?
O e-mail é enviado automaticamente quando o candidato entra na etapa. Isso acontece quando:
você move o candidato para a etapa (um a um ou em massa);
o candidato se candidata ou é adicionado e cai direto na etapa (por exemplo, na primeira etapa do processo).
Algumas regras importantes:
O envio só acontece com a vaga "Em Andamento". Vagas em rascunho, aguardando aprovação ou concluídas não enviam e-mails;
O e-mail vai apenas para o candidato, no e-mail de contato cadastrado. Se o candidato não tiver e-mail, nada é enviado;
O envio fica registrado no histórico do candidato, com o assunto e a data;
Em vagas sigilosas, o nome da empresa não aparece no e-mail.
🔁 E os candidatos que já estavam na etapa?
Eles não recebem o e-mail automaticamente. Ao ativar a notificação em uma etapa que já tem candidatos, a TeamGuide pergunta "Enviar e-mail aos candidatos nesta etapa?". Se você clicar em "Sim, enviar e-mail", o envio acontece quando você salvar a vaga.
❌ E o e-mail de reprovação?
O e-mail da etapa é enviado quando o candidato avança no processo. Para avisar candidatos reprovados, aprovados, desistentes ou não selecionados, use a configuração de "Notificação por Status", em Configurações do Recrutamento.
Por lá, você também pode ativar a opção de notificar automaticamente os candidatos reprovados na pré-triagem (após 24h).
💡 Outras dúvidas frequentes
Os gestores e aprovadores recebem e-mail quando chegam novos candidatos?
Não. Esse aviso aparece no sininho da vaga, dentro de uma etapa da vaga.
Quero enviar um teste junto com a etapa. Como faço?
Na mesma janela "Configurações da Etapa", use a aba "Testes". Veja o passo a passo no artigo sobre como configurar testes em uma etapa.
Demais, né? Qualquer dúvida ou sugestão, chama a gente no chat! 🧡